Ny til fjernarbejde? Disse værktøjer vil gøre din overgang til at arbejde hjemmefra nemmere

Shutterstock.

Mens udbruddet af coronavirus fortsætter (selv optræder i redaktioner ), beder organisationer medarbejderne om at arbejde hjemmefra, når de kan.

For nogle kan det betyde, at du opdager huller i dine værktøjer. Med det i tankerne har vi samlet en liste over værktøjer, der kan hjælpe dig med at imødekomme forskellige behov, dit team kan have for at forblive forbundet og effektivt på arbejdet.

En udtømmende liste er næsten umulig at kompilere i betragtning af den hastighed, hvormed nye produkter lanceres eller lukkes for den sags skyld, men disse er nogle af de mest almindelige værktøjer, vi ser nyhedsredaktioner bruge. Vi har også sigtet efter værktøjer med enklere onboarding og brugervenlighed frem for at dele komplekse værktøjer, som ikke er nemme at anvende. Vi har inkluderet oplysninger om priser, men du bør tjekke platformenes websteder for de mest nøjagtige oplysninger, da de kan være forskellige afhængigt af din organisations størrelse og behov. Husk på, at din virksomhed kan have politikker om, hvilke versioner af værktøjer du kan bruge på grund af sikkerhedsbegrænsninger.

Disse værktøjer er organiseret efter tre fælles værktøjsbehov, som de fleste organisationer deler: kommunikation, dokumentation og projektledelse.

Husk, at de værktøjer, du bruger, ikke bør være mere komplicerede end den opgave, du forsøger at udføre. Vælg det, der fungerer bedst for dig og dit teams arbejdsgang og arbejdsstil.

For at gøre kommunikation ansigt til skærm vellykket, er det vigtigt at have en klar forståelse af forventningerne til din kommunikationsplatform.

Omfavn den asynkrone karakter af kommunikation på tværs af meddelelsesplatforme. Organiser dine samtaler i kanaler eller chats, så informationer ikke bliver overvældende eller svære at finde. Tag dig tid til at kalibrere dine notifikationsindstillinger for at finde den rette balance mellem informeret og overbelastet. Brug tidsplaner og statusser til at etablere tilgængelighed.

Google Hangouts - videokonference

Googles videokonferenceprodukt, Hangouts Meet, tilbyder en brugervenlig grænseflade til virtuelle møder, skærmdeling og chat. Hvis du eller din organisation allerede bruger G Suite, kan du bruge G Suites avancerede funktioner på virksomhedsniveau gratis indtil 1. juli. Dette giver dig videooptagelser og møder for op til 250 personer.

Hvis du er helt vild med at bruge G Suite til e-mail (Gmail) og kalender (Google Kalender), er det ganske enkelt at bruge Google Hangouts Meet. Google Kalender opretter automatisk et Meet-opkald med hver kalenderinvitation, du sender, og alle på invitationen vil kunne få adgang til opkaldet. Når du først er inde i opkaldet, er grænsefladen ligetil til chat og skærmdeling. Hvis du administrerer en personlig G Suite-konto og en arbejds-G Suite-konto, kan det til enhver tid være svært at få den korrekte konto valgt.

Prissætning
Hvis du har en Gmail-konto, har du den gratis version af Google Hangouts Meet, som giver dig 25 deltagere pr. opkald.

Slap – asynkron kommunikation

Slack er blevet bredt omfavnet, både elsket og hadet af mange. Kernefunktionaliteten kredser om multi-kanal, en-til-en og små gruppesamtaler. Du kan dog forstærke din brug af Slack ved at gøre brug af de mange integrationer, der kan videresende information mellem Slack og andre platforme, som din organisation også kan bruge.

Du kan være i gang med et Slack-team inden for få minutter, og grænsefladen til chat er rimelig tilgængelig for folk med erfaring med onlinebeskedsystemer.

Prissætning
Slack har et differentieret prissystem. Den gratis version inkluderer begrænset beskedhistorik og endelige integrationer.

Zoom - videokonference

Zoom inkluderer videokonferencer, skærmdeling, chat og videooptagelse i basisniveau-abonnementet. Den ret intuitive grænseflade gør det relativt nemt for deltagerne at navigere, når de først er i sessionen.

Det er hurtigt at oprette en konto, men du bør bruge et par minutter på at sætte dig ind i kontrollerne til at starte et møde, så du ved, hvor alt er, når du har brug for det. Kontrolelementerne i videoopkaldsgrænsefladen er ret ligetil, og de fleste brugere vil være i stand til at se, hvordan de får adgang til chatten eller deler skærme, hvis det er nødvendigt. Højere abonnementsniveauer vil give dig flere værktøjer, såsom grupperum, som kan være nyttige, hvis du koordinerer en samtale med en større gruppe mennesker.

Prissætning
Zoom har et differentieret prissystem. Den gratis version giver brugere mulighed for at være vært for op til 100 deltagere, har ubegrænsede en-til-en møder, en 40-minutters grænse for gruppemøder og et ubegrænset antal overordnede møder.

Skype - videokonference

Skype er en anden mulighed for at afholde video- eller lydkonferenceopkald med op til 50 personer. Du kan også bruge Skype til at ringe til personer, der ikke er på platformen. Skype letter fildeling under opkald, skærmdeling og meddelelser. En af de store forskelle mellem Skype og Zoom er, at du på Skype kan administrere en kontaktbog og starte opkald med andre, i modsætning til at invitere folk til dit mødelokale eller planlægge en videokonference, som du ville i Zoom. Skype fungerer mere som en traditionel telefonoplevelse, mens Zoom fungerer mere som et virtuelt mødelokale.

Denne platform har eksisteret i et stykke tid og har gennemgået en del ændringer gennem årene. Hvis det er et stykke tid siden, du har brugt det, kan du blive overrasket over at finde et par nye ting. Grænsefladen er ret navigerbar for alle med erfaring med onlinemeddelelser.

Prissætning
Microsoft tilbyder forskellige versioner af Skype som et produkt. Prisen afhænger for det meste af dit opkaldsforbrug.

WhatsApp gruppe – sikker besked og opkald

WhatsApp tilbyder internetbaserede opkald og ende-til-ende krypteret beskeder. Appen giver dig mulighed for at oprette og sende beskeder til forskellige grupper. Det var oprindeligt en mobilapp, men en desktopversion er nu tilgængelig.

WhatsApp organiserer grænsefladen ved chats og opkald. Chats viser en liste over dine grupper. Det er kun et par tryk for at gå ind i en gruppegrænseflade, oprette en ny eller sende en besked til en kontakt. Du kan også indstille en aktuel status for at hjælpe dit team med at vide, hvornår du er ledig.

Prissætning
WhatsApp er helt gratis.

Chancerne er, at du allerede har et eksisterende dokumentationslager - et system til sporing af information, som alle har brug for adgang til. Hvis du ikke gør det, er dette en mulighed for at oprette en.

Selv når du er tilbage på kontoret, er det værdifuldt at have et pålideligt sted for information, når folk har spørgsmål. Gem dine teampraksis, projektpitches, retrospektiver, mødenotater og brainstorm ideer på et forudsigeligt sted, og alle i din organisation vil få gavn af det, enten fjernt eller ej. Disse værktøjer hjælper dig med at få styr på dit dokumentationshus.

Google Docs – tekstbehandling, dokumenter, regneark

Google Docs opfattes ofte som Microsoft Word, men på internettet. Mens det modellerer sig selv på et tekstbehandlingsprogram, er det virkelig blevet så meget mere end en Word-klon. Det er nu blevet det defacto digitale dokumentværktøj. I sin kerne er dens funktionalitet ret enkel og burde være bekendt for alle, der har brugt et tekstbehandlingsprogram. Men på grund af dets forbindelse til hele Google Drev-serien af ​​produkter, inklusive Google Sheets og Google Slides, kan Google Docs importere data, diagrammer og tabeller fra disse produkter. Det kan også køre brugerdefinerede scripts.

Hvis du har brugt et tekstbehandlingsprogram, bør du ikke have problemer med at komme i gang med at lave et dokument i Google Docs. At organisere disse dokumenter kan være lidt mere af en udfordring. Google Docs er en del af Google Drev, hvor du kan organisere Docs, Sheets, Slides på forskellige måder. Du ender med at oprette dit eget filsystem i dit Google Drev, ikke ulig din computers filsystem. Ligesom andre Google-produkter, hvis du har en personlig G Suite-konto og en arbejds-G Suite-konto, kan det være en udfordring at administrere, hvilken konto du bruger på et givet tidspunkt.

Prissætning
Gratis for alle G Suite-brugere.

Kø – dokumentation og projektledelse

Coda er et dokumentationssystem, der har til formål at samle flere tråde. Den unikke værdi i Coda er evnen til at have forskellige filtyper på ét sted. Dine dias, regneark og tabeller kan leve i det samme dokument i stedet for at skulle flytte mellem forskellige produkter. Dette er mest nyttigt, hvis du har forskellige ressourcer, som du skal bruge, mens du arbejder på et projekt.

Fordi der er mange forskellige ting, du kan gøre og mange forskellige integrationer at drage fordel af, er det nyttigt at tage et kig på Coda-skabelongalleriet for at få en fornemmelse af, hvad der er muligt. Dette er især vigtigt, hvis du synes, at et tomt lærred er overvældende, og du ikke er sikker på, hvordan du skal organisere dit arbejde.

Prissætning
Coda tilbyder et trindelt plansystem. Den gratis version inkluderer ubegrænsede redaktører og Doc Makers, ubegrænsede seere, begrænset dokumentstørrelse, lave kvoter for automatisering, begrænsede integrationer (dog ikke almindelige værktøjer, du sandsynligvis har brug for), en 7-dages versionshistorik, samarbejde i realtid, ubegrænsede mapper og samfundsstøtte.

Begreb – dokumentation og projektledelse

Notion er en nykommer, der ofte ses som en konkurrent til Google Docs. Virkelig, det forsøger at flette værktøjer så forskellige som Evernote, Trello og Airtable til ét. Med Notion kan du oprette og organisere dokumenter, der kan meget mere end at behandle ord. Dokumenter i Notion kan omfatte to-do-lister, kalendere, databaser og mere. Hvis du har brug for et sted at organisere dokumenter og administrere opgaver, der opstår fra disse dokumenter, kan Notion være en one-stop-løsning på disse problemer.

Notions idé om sider og organisation kan være forvirrende i starten. Du bør have en klar vision om, hvilke dokumenter du vil gemme i Notion, før du dykker ned i. Det kan løse en masse forskellige problemer, så find ud af netop din use case, før du bliver overvældet.

Prissætning
Notion har et trindelt plansystem. Den gratis version tilbyder ubegrænsede medlemmer og gæster, 1.000 'blokke' (effektivt indholdssektioner) og 5 MB fillager.

evernote - dokumentation

Evernote har en lang historie som en personlig note-applikation. Det har længe givet enkeltpersoner mulighed for at skrive noter, indsamle information fra nettet og organisere information med et robust tagging- og kategoriseringssystem, hvilket gør det til et populært forskningsværktøj. Nogle ved måske ikke, at Evernote også har samarbejdsfunktioner til en pris. Evernotes forretningsplan har en funktion kaldet Spaces, som samler teamnoter og dokumenter sammen i et Drive-lignende format.

Evernote kan meget enkelt bruges som blot et sted at skrive noter. Men den har lag og lag af funktioner, der kan modstå de mest magtfulde superbrugere. Dens webklipper lader dig gemme websider og PDF'er fra nettet og gemme dem på din Evernote-konto. Du kan bruge tagging og søgning til at filtrere dine noter på uendelige måder.

Prissætning
Evernote har et niveaudelt plansystem. Den gratis version inkluderer fuld notetagningsfunktioner samt tagging og søgning, ingen deling af noter.

Værktøjer til projektstyring kører hele spektret fra simple platforme, der administrerer én komponent, til produkter i stor skala, der adresserer en bred vifte af funktionalitet, som kan være nødvendig i en organisation.

Trello - projektledelse

Trello er et praktisk visuelt system til at organisere arbejde, der skal udføres, med kort og lister. Du kan bygge en arbejdsgang, der fungerer bedst for dit team, hvor elementer hurtigt og nemt kan flyttes rundt baseret på deres status. Trello har også introduceret regler og integrationer, der kan hjælpe med at holde din organisationsstruktur overskuelig. Trello har også skabeloner, hvis du har brug for nogle ideer til, hvordan du kan udnytte dens funktionalitet bedst muligt.

Brugergrænsefladen er rimelig ligetil og ikke overvældende, som nogle projektstyringsplatforme kan være. Trello gør mindre end nogle andre platforme, men det kan være en god ting, da den gør, hvad den sætter sig for at gøre godt og uden rod af for meget funktionalitet.

Prissætning
Trello har et trindelt plansystem. Den gratis version inkluderer ubegrænsede personlige boards, ubegrænsede kort, ubegrænsede lister, en 100MB fil upload grænse, 10 team boards og begrænset automatisering.

Airtable – datastyring og organisering

Den bedste måde at tænke på Airtable på er som et regneark med superkræfter. Med Airtable kan du organisere data i et velkendt tabelformat, men det kan derefter transformeres til Trello-lignende kanban-tavler, kalendere og visuelle gallerier. Du kan konfigurere brugerdefinerede formularer, der vil føre brugerinput ind i din Airtable-database. For professionelle brugere har Airtable 'Blocks', som tilføjer yderligere plugin-funktionalitet til tabeller, såsom geokodning, diagrammer og endda en måde at designe websider på baseret på dataene i din tabel.

Airtable bruger et unikt sprog til at beskrive dets funktionalitet. Det, du normalt tænker på som et regneark eller en database, kaldes en 'Base'. Den har 'Blocks' (for pro-brugere), der inkorporerer plug-in-teknologier til dine baser. Når du kommer forbi sproget, er Airtable et meget fleksibelt regnearksværktøj, der giver dig noget nyttig magt over et Google Sheet.

Prissætning
Airtable har et trindelt plansystem. Den gratis version inkluderer ubegrænsede baser, 1.200 poster pr. base, 2 GB vedhæftet filplads pr. base og to ugers revisionshistorik.

Rækkevidde - projektledelse

Range tackler arbejdet med at vide, hvem der gør hvad, og hvor teams er med hensyn til mål. Range letter individuel opgaveplanlægning og teamcheck-in med tidsplaner og fordele fra en bred vifte af integrationer med apps, du sandsynligvis vil bruge, såsom Slack, Google Drive, Calendar, Trello og Github.

Den har en venlig brugergrænseflade, og onboarding-processen guider dig gennem, hvordan du bruger den. Tips og eksempler er tilgængelige i alle visninger, indtil du afviser dem.

Prissætning
Rækkevidden er gratis for hold på op til 10 personer. Det er $14 om måneden for hver ekstra holdkammerat.

Mandag – dokumentation og projektledelse

Mandag er et bestyrelsesorganiseret system til styring af projekter og arbejdsgange. Integrationer forbinder til apps, du muligvis allerede bruger. Forskellige visninger, såsom arbejdsbyrde og tidslinjer, præsenterer arbejdets status på nyttige måder, hvilket gør det lettere at måle, hvad der bliver gjort, og hvornår. Funktionalitet kan automatiseres med kodeløse automatiseringsrutiner, der kan strømline opgaver.

Siden tilbyder en masse funktionalitet, men onboarding-processen for nye konti gør et anstændigt stykke arbejde med at guide dig gennem processen med at oprette en ny bestyrelse. Der er meget tilgængeligt i grænsefladen, så det kan tage lidt tid at indse, hvilken funktionalitet der er tilgængelig.

Prissætning
Mandag har et trindelt plansystem, hvor priserne er baseret på antallet af brugere. Den grundlæggende plan, som er $39 for fem brugere om måneden, tilbyder ubegrænsede boards, 20 kolonnetyper, en Kanban-visning, indlejrede formularer, 5 GB lagerplads og en uges aktivitetslog.

De sidste to punkter på denne liste er ret robuste projektstyringsplatforme, der kan være mere end det, du leder efter, hvis du bare forsøger at løse midlertidige huller i din arbejdsgang. Men hvis du er klar til at evaluere mere intensive projektstyringsplatforme, er disse alt-i-én muligheder for overvejelse.

Asana – alt-i-én dokumentation, projektstyring og kommunikationsplatform

Asana er en storskala projektledelsesplatform, der kan håndtere en række forskellige applikationer på tværs af marketing, salg, drift, produkt og forskellige workflow management behov. Det er svært kortfattet at beskrive al dens funktionalitet, da Asana adresserer flere projektledelsesrum. Det omfatter meget af funktionaliteten af ​​en kombination af ovennævnte produkter, herunder kommunikation, opgavestyring, tidsplaner, projektarbejdsgange og mere.

Prissætning
Asana har et trindelt plansystem. Den gratis version inkluderer opgavestyring; liste-, tavle- og kalendervisninger; modtagere og forfaldsdatoer; op til 15 holdkammerater og app-integrationer.

Base Camp – alt-i-én dokumentation, projektstyring og kommunikationsplatform

Basecamp, bygget af et firma, der har været banebrydende for fjernarbejde siden før det var cool, lover at løse alle dine store værktøjsbehov i én omfattende løsning. I Basecamp opretter du projekter. Inden for projekter kan du oprette to-do-lister, tildele opgaver, sende meddelelser til teammedlemmer, planlægge møder, dele dokumenter og starte gruppechat. Med alt det kunne Basecamp teoretisk set erstatte Google Docs, Slack, Dropbox, Trello og Asana.

Basecamp understreger stærkt den asynkrone karakter af fjernarbejde. Hvis du leder efter en løsning, der giver dig mulighed for at arbejde med mennesker på forskellige tidsplaner, forskellige steder, med forskellige fjernkommunikationsevner, er Basecamp en særlig interessant løsning.

At købe sig ind i et produkt som Basecamp betyder at købe ind i hele dets produktstyringsfilosofi. Det virker virkelig for nogle mennesker og slår andre fra. Men hvis du er klar til en omfattende løsning, vil det at tage dig tid til at lære Basecamp lære dig meget om, hvad der virker for din organisation, og hvad der ikke gør.

Prissætning
$99 om måneden for ubegrænsede brugere og projekter.

Tyler Fisher er vicedirektør, teknologi, på Søg efter Catalyst . Han kan kontaktes på tyler@newscatalyst.org og på Twitter på @tylrfishr .

Heather Bryant er vicedirektør, produkt, på Søg efter Catalyst . Hun kan kontaktes på heather@newscatalyst.org og på Twitter på @hbcompass .

News Catalyst hjælper nyhedsorganisationer med at transformere sig selv til bæredygtige digitale virksomheder.