Anmodning om data fra offentlige instanser: En primer

Sidste år præsenterede Poynter's News University seminaret 'How to Request Data from Public Agencies: Data Analysis for Journalists' med Phillip Reese, en computerassisteret rapporteringsspecialist ved The Sacramento Bee og en 2014 Pulitzer Prize-finalist til efterforskningsrapportering . Da det er Sunshine Week, er her fem tips fra hans seminar:

1. Få din anmodning til den rigtige person

Din anmodning bør gå til registrets vogter, sagde Reese. Hvis du ikke er sikker på, hvem denne person er, så send det til den offentlige informationsmedarbejder. Hvis der ikke er nogen PIO, skal du sende din anmodning til lederen af ​​det bureau, du anmoder om dokumenter fra.

'Du vil bare have det foran en vigtig person, som vil bringe det til den rigtige person,' sagde Reese.

2. Hold det enkelt

Der er mange skabeloner derude, sagde Reese, og teorier om, hvilken slags anmodninger der fungerer bedst. For ham fungerer den enkle tilgang, 'så jeg beder om alt, hvad jeg har brug for på den enkleste måde som muligt.' Hans tips: vær direkte, specifik og bed om data i dets 'native elektroniske format.' 'Alt, jeg mener med det, og nogle gange siger jeg det, er, at du ikke tager regnearket eller den enorme mængde data, du har, og konverterer det til en PDF...'

Her er Reeses eksempel:

3. Fortæl bureauet, om du kan foretage justeringer med det, du beder om

Med det eksempel, han gav, for eksempel, hvis agenturet siger, at de ikke kan få 'anden løn' af en række årsager, kan Reese bede om alt andet, sagde han, og så fortsætte med at kæmpe for resten.

'Ofte vil bureauer forsøge at snyde dig, ellers vil de have ægte bekymringer om, at noget, du bad om, ikke er tilgængeligt for dem, så vær forberedt på det.'

Reese slutter også med denne note:

4. E-mail dine anmodninger

Når han kan, sagde Reese, at han e-mailer sine anmodninger om offentlige registre, fordi det giver ham en registrering af anmodningen, og han kan følge op med det samme.

'Jeg plejer at sætte i slutningen af ​​min e-mail 'Bekræft venligst, at du har fået dette', og hvis de ikke gør det, sender jeg dem endnu en e-mail, og hvis de ikke bekræfter igen, sender jeg dem en ny e-mail.'

Hvis det ikke virker, sagde Reese, vil han printe brevet ud og sende det til dem, 'så der ikke kan være nogen tvivl om, at de har mine anmodninger om offentlige registre.'

Det, sagde han, er sjældent. De fleste svarer via e-mail.

5. 'Fortsæt med at kæmpe'

Hvis du anmoder om en plade, som et bureau aldrig har produceret før, skal du forvente at blive afvist, sagde Reese.

'Gå ind i det med den forventning. Vær klar til at kæmpe. Jeg giver ikke let op. De vil have, at du let giver op i mange tilfælde. Det er en gambit at nægte dig i starten for at se, om du vil gå væk. Hvis du ikke går væk, kan de til sidst beslutte, at det er mindre arbejde at give dig dataene.'

Poynter's News University har også et gratis selvstyret kursus om Grundlæggende om FOIA . Kurset indeholder en ressourceliste. Her er fem af dem:

National Freedom of Information Coalition : National Freedom of Information Coalition har en statsressourceside.

Journalistudvalget for pressefrihed : RCFP har føderale og statslige guider og iFoia.org , som hjælper journalister med at indgive anmodninger og holde styr på dem.

Selskabet af Professionelle Journalister : SPJ's Freedom of Information-side tilbyder en trin-for-trin guide til indgivelse af FOIA-anmodninger, statsressourcer og en FOIA-blog.

Undersøgende journalister og redaktører : IRE har et FOI-ressourcecenter, som også omfatter en bogstavgenerator.

Første ændringscenter : First Amendment Center har en oversigt over informationsfrihed, tips om, hvordan du indgiver FOI-anmodninger og oplysninger om åbne møder og åbne registre.